Eqraft® coördineert nieuwbouw en verdubbeling capaciteit Dacomex
Dacomex wilde zijn capaciteit voor het sorteren en verpakken van uien flink uitbreiden. Een nieuwe hal met moderne productielijn bood de oplossing. Een groot project waar veel partijen bij betrokken waren: van architect en aannemer tot installateur en machinebouwer. Om al die lijntjes aan elkaar te verbinden en het geheel soepel te laten verlopen, schakelden ze Eqraft in om dit complexe proces te begeleiden.
Familiebedrijf Dacomex uit het Zeeuwse Sint-Maartensdijk exporteert al drie generaties lang uien, aardappelen en groenten. Het bedrijf wordt geleid door Martin van Damme en zijn zoons Maarten en Jan, die verkoop, inkoop en productie voor hun rekening nemen. Sinds de oprichting in 1961 is de onderneming uitgegroeid tot een van de grootste uienexporteurs in Nederland. Het leeuwendeel van hun producten gaat naar Afrika: zo’n 60% van de afzet. Het Verenigd Koninkrijk is ook een belangrijke bestemming, net als Zuid-Amerika en het Verre Oosten. Maarten, die naast salesmanager ook het contactpunt was tijdens dit project, gelooft in de kwaliteit van de Nederlandse ui: “Maximale kwaliteit is wat mij betreft het streven, niet maximale tonnage.”
Eqraft als kartrekker
Om die kwaliteit te kunnen hooghouden besloot hij zo’n drie jaar geleden dat het tijd was voor uitbreiding. In drukke periodes kwam het bedrijf namelijk in de problemen: “We wilden graag rustiger kunnen werken en ook als er op het laatste moment nog een klant bij komt grote volumes kunnen leveren,” licht Maarten toe. Verder was het machinepark verouderd en aan vervanging toe. De keus viel uiteindelijk op Eqraft: als leverancier van een aantal machines, maar ook als projectmanager. Maarten: “Eqraft is echt een uienspecialist. Wij zochten een partij die precies weet hoe het proces in elkaar zit.”
Programma van eisen
De eerste fase in zo’n project begint altijd met het in kaart brengen van de wensen van de klant, zo vertelt Rutger Keurhorst, commercial manager van Eqraft. “Hoe wil hij dat zijn bedrijf er na realisatie van dit project uitziet?” Die ambities moeten ook gekwalificeerd worden: welke output wil de klant precies hebben en welke flow is daarvoor nodig? Er wordt ook alvast nagedacht over reststromen. Al deze info brengt Eqraft samen in een programma van eisen, inclusief flowchart en procesbeschrijving.
“We hebben op kantoor lange discussies gevoerd om tot een optimaal plan voor Dacomex te komen”
In het geval van Dacomex waren de eisen duidelijk: enerzijds wilden ze de verouderde lijn vervangen en anderzijds wilden ze hun capaciteit uitbreiden. De nieuwe lijn moest compact zijn en 60 ton per uur kunnen draaien. Rutger: “Om een goed plan te presenteren waarin alle wensen van Dacomex optimaal naar voren kwamen, hebben we bij ons op kantoor veel gediscussieerd. We stellen elkaar kritische vragen: als ik nu Maarten was, zou ik dit ontwerp dan inderdaad compact genoeg vinden? Of als ik als heftruckchauffeur de hal binnen kom rijden, wat is dan een logische indeling?” Dat kun je merken, vindt Maarten: “Als bedrijf wil je die extra toevoeging op je plan horen, verrast worden met inzichten die je zelf nog niet had. Bij Eqraft werd het plan elke meeting een stukje beter.”
Verbindende factor
Als alle eisen eenmaal in kaart zijn gebracht komt projectmanager Nico Bredenhoff in het spel. Hij geeft de rest van het team waardevolle adviezen om de kwaliteit te waarborgen en te zorgen dat het project gerealiseerd kan worden binnen de beoogde termijn en met het afgesproken budget. Ook denkt hij na over de derde partijen die bij het proces betrokken zullen zijn. Nico: “In dit geval moest er een nieuw gebouw komen, dus is er al in een vroeg stadium een architect betrokken. Hij kon pas gaan tekenen en een offerte sturen als hij wist wat voor machinepark er in het gebouw moest passen,” verduidelijkt Nico. Ook moeten er op tijd de juiste vergunningen aangevraagd worden en moet er rekening gehouden worden met eventuele overlast: maakt de nieuwe fabriek niet teveel herrie, rijden er niet teveel vrachtwagens af en aan? Tot slot zorgt Nico voor afstemming met de verzekeraar. Die stelt namelijk allerlei veiligheidseisen aan de nieuwe hal en lijn. “Dat heeft onder andere te maken met de positionering van de meest brandgevaarlijke processen en compartimentering van de fabriek,” vertelt Nico.
Met de juiste partijen om tafel
En dan zijn er nog alle andere partijen met wie hij de nodige zaken moet afstemmen: de constructeur, de aannemer, de installateurs van nutsvoorzieningen, het bedrijf dat de beveiligingscamera’s ophangt en andere machinebouwers van onderdelen die geïntegreerd moeten worden met de lijn van Eqraft, om er een paar te noemen. Nico: “In elke fase zet ik de juiste partijen bij elkaar aan tafel, zodat alle afwegingen worden besproken en Dacomex de juiste keuzes kan maken.” Maar hij denkt ook aan praktische details: “Ik zorg dat er van tevoren duidelijke afspraken worden gemaakt over veiligheid tijdens het werk, de bouwplaatsinrichting, waar de wc’s en de kantines zijn die onze monteurs mogen gebruiken, enzovoorts.”
“Ik denk dat je bij nieuwbouw altijd een projectmanager nodig hebt”
Om de week hadden de mannen een meeting. Maarten: “Vaak dacht ik de avond ervoor, waar moeten we het morgen nog over hebben? Maar dan zaten we aan tafel en opperde Nico het ene na het andere agendapunt.” Voor Maarten was het een hele geruststelling dat hij dit proces uit handen kon geven. “Ik denk dat je bij nieuwbouw altijd een projectmanager nodig hebt. Zelf heb je die kennis niet en bovendien heb je helemaal geen tijd om aan al die details te denken: je bedrijf draait gewoon door. Een nieuwe hal met machinepark wil je in één keer goed neerzetten.”
Een goede planning is het halve werk
Om de installatie goed te laten verlopen, maakt Nico een gedetailleerd draaiboek en bijbehorende planning. De volgorde doet er namelijk toe. Nico noemt een paar voorbeelden: “Het gebouw moet vrijgegeven worden door de aannemer voordat de machines erin kunnen. Soms is de enige manier om een machine op z’n plek te krijgen om ‘m eerst neer te zetten en dan pas een muur te plaatsen. Als er geasfalteerd moet worden kunnen we daarna niet meteen met vrachtwagens over het terrein.” Kortom: alles is met elkaar vervlochten en als iemand niet strak de touwtjes in handen houdt zijn alle partijen steeds op elkaar aan het wachten. Bovendien is voor de klant enorm belangrijk stilstand tot een minimum te beperken. Nico: “We werken met verschillende faseringen, waarbij we zorgen dat de fase waarin de lijn van de klant stil moet worden gelegd zo kort mogelijk is.” Daar wordt ook rekening mee gehouden in de volgorde van de installatie: als eerste aan de beurt was bijvoorbeeld het inpakgedeelte. Was het sorteergedeelte onverhoopt niet op tijd klaar geweest, dan kon Dacomex de nieuwe oogst met de oude lijn sorteren en met de nieuwe lijn inpakken. Dat bleek gelukkig niet nodig te zijn.
“Als de planning goed in elkaar zit, is de uitrol een feestje”
Tijdens de installatie houdt uitvoerder Jorrit Boersma van Eqraft op locatie in de gaten of alles volgens planning loopt terwijl Nico de hoofdlijnen strak in het oog houdt vanuit kantoor. Maar als hij zijn werk goed gedaan heeft, hoeft hij in deze drukke en belangrijke fase niet al teveel brandjes te blussen, zo legt Nico uit: “Als ik zorg dat de planning goed in elkaar zit voordat de drukte begint, heb ik tijdens de installatie zelf de ruimte om te schuiven als iets toch anders loopt. De uitrol is dan een feestje.” Uiteraard gebeurt het wel eens dat er last-minute geïmproviseerd moet worden, maar die uitdaging maakt zijn werk juist leuk, vindt Nico.
Toen de nieuwe lijn volgens afspraak op 1 juli werd opgeleverd, bleek de nieuwe oogst vertraagd. Daardoor waren er geen uien om mee te testdraaien. Martin van Damme is toen meteen een partij uien gaan kopen en nog dezelfde dag rolden ze over de nieuwe sorteerlijn.
Vertrouwensband
Nico’s gedetailleerde en oplettende projectmanagement past bij de totaaloplossing die Eqraft wil bieden: niet alleen een machine leveren, maar ook een belangrijke adviesfunctie vervullen. Eqraft was bij de nieuwe lijn van Dacomex betrokken als leverancier van diverse afstaarters, leeskamers, evenflows, kantelbunkers, inpakmachines en banden. Maar misschien nog wel belangrijker was de rol van coördinator: van de constructie van de nieuwe hal tot de oplevering van de complete lijn, inclusief de coördinatie in overeenstemming met derde partijen. Nico: “Klanten vertrouwen ons die verantwoordelijkheid toe omdat ze weten dat wij het regelen. Zelfs als de lijn zelf relatief simpel is, kan een fout toch een grote impact hebben op een uienbedrijf met als zijn ergste nachtmerrie ongeplande stilstand. Als ze dat risico bij ons kunnen neerleggen, scheelt dat ze een hoop stress.”